Seminaarit

Kulon ensimmäinen seminaari vuonna 2011 Oulussa.

Kulon ensimmäinen seminaari vuonna 2011 Oulussa.

Kulo on vuodesta 2011 lähtien järjestänyt joka syksy seminaarin, jonka tarkoituksena on valitun teeman kautta syventyä kulttuurintutkimuksen eri osa-alueisiin ja näkökulmiin. Teemat ovat vuosittain olleet hyvinkin vaihtelevia ja seminaarit ovat osoittautuneet mitä mielenkiintoisimmaksi tavaksi tutustua kulttuurintutkimuksen monipuoliseen tarjontaan Suomessa. Kulon tarkoituksena on ollut pitää seminaarit mahdollisimman matalan kynnyksen tapahtumina sekä puhujille että osanottajille, joten seminaarit ovat aina olleet ilmaisia. Lisäksi puhujiksi on kannustettu erityisesti tutkijan urasta haaveilevia maisterivaiheen opiskelijoita tai tohtoriopiskelijoita, jotta nämä voivat kartuttaa puhujakokemustaan rennon opiskelijayleisön edessä.

Seminaarikaupunki vaihtuu vuosittain ja seminaarin järjestävät paikalliset jäsenjärjestöt yhteistyössä Kulon hallituksen kanssa. Seuraavasta taulukosta voit lukea hiukan koottua tietoa menneistä ja tulevista seminaareista:

# Vuosi Seminaarikaupunki Seminaarin aihe
VII 2017 Turku Huumori on vakava asia – huumorin monet ulottuvuudet
VI 2016 Oulu Ihminen muutoksessa
V 2015 Joensuu Kulttuuriset rajat / Rajattomat kulttuurit
IV 2014 Helsinki Myytit ja rituaalit
III 2013 Jyväskylä Toiseus ja toisintaminen: kokemus ja kuvaus
II 2012 Turku Virtuaalistuvan kulttuurin yksilöt ja yhteisöt internetissä
I 2011 Oulu Omaehtoinen kulttuurin tuottaminen ja tutkiminen

Kuinka järjestän seminaarin?

Kulon hallitukselta voi pyytää käytännön ohjeita ja materiaalia seminaarin järjestämisen avuksi, mutta tällä sivulla käymme lyhyesti läpi seminaarin järjestämisen perusprosessin. Tarkempi seminaarin järjestämisen opas löytyy näiden sivujen Arkistosta.

Seminaarityöryhmän kokoaminen

Vuoden 2013 seminaari Jyväskylässä. Semmalle oli varattuna kaksi salia Historicalta.

Vuoden 2013 seminaari Jyväskylässä. Semmalle oli varattuna kaksi salia Historicalta 11:lle puhujalle, tosin jatkossa vähempikin riittäisi.

Yksi tärkeimmistä asioista seminaarin järjestämisessä on koota seminaarityöryhmä, jotta kaikki hommat eivät lankea yhden tai kahden ihmisen harteille. Sopivalla porukalla luistavat hommat paljon vikkelämmin ja jokainen voi valita mihin seminaarin järjestämisen osa-alueeseen haluaa keskittyä. Työryhmän kokoamisvaiheessa voidaankin jakaa jäsenille erilaisia rooleja, kuten varainhankintavastaava, puhujavastaava, tiedottaja, puheenjohtaja, julistevastaava, tekniikkavastaava, jne. Tai sitten tehtäviä voi jakaa miten parhaaksi näkee. Työryhmä koostuu seminaaripaikkakunnan jäsenjärjestöjen opiskelijoista sekä Kulon hallituslaisista, jotka järjestävät tapahtuman yhteistyössä, toisiaan auttaen ja tukien. Maantieteelliset rajoitukset huomioiden suurin osa suunnitteluun liittyvästä keskustelusta ja tiedotuksesta kannattaa keskittää “Kulon seminaarityöryhmä”-ryhmään Facebookissa, mutta varsinkin paikalliset voivat kokoontua semmapaikkakunnalla niin usein kuin vain kokevat tarpeelliseksi.

Talous ja varainhankinta

Seminaarien laskuista huolehtii Kulo ja käytännössä ne maksaa taloudenhoitaja. Kulon seminaarit on aina järjestetty kengännauhabudjetilla ja säästeliäisyyttä kannattaakin harrastaa. Puhujille ei yleensäottaen ole ollut varaa maksaa yöpymiskuluja eikä päivärahoja, mutta Kulo on korvannut kohtuulliset (alle 100€:n) matkakulut sekä lounaan kaikille puhujille. Jokainen seminaari on kuitenkin oma tapauksensa ja joka vuosi kannattaa aina yrittää hakea ulkopuolista rahoitusta. Seminaarille voi hankkia esimerkiksi sponsoreita paikallisista yrityksistä tai pyytää tukea jäsenjärjestöjen laitoksilta. Ennen kaikkea koko tapahtuma kannattaa budjetoida huolellisesti ja miettiä selkeät käyttörajat käytettäville varoille. Hyvä säästövinkki on valita erityisesti paikallisia puhujia, jolloin matkakulukorvauksia ei juurikaan tule maksettavaksi.

Aikataulu

Seminaarin järjestäminen tai ainakin sen alustava suunnittelu olisi hyvä aloittaa jo heti edellisen vuoden seminaarin jälkeen, mutta tyypillisimmin järjestelyt aloitetaan seminaarivuoden tammikuussa. Ajoissa aloittamisesta on tosin se hyöty, että mitä aiemmin esimerkiksi keynote-puhujaehdokkaita pyytää osallistumaan seminaariin, sitä varmemmin he voivat osallistua. Samoin jos teema päätetään hyvissä ajoin voi potentiaalisia puhujaehdokkaita alkaa kartoittamaan jo ennen vuoden vaihdetta. Tässä kuitenkin tyypillisen Kulo-seminaarin järjestämisaikataulu:

 Tammi-helmikuu

  • seminaaripaikkakunnan vahvistus, seminaarityöryhmän kokoaminen paikallisisten jäsenjärjestöjen jäsenistä sekä Kulon hallituslaisista
  • seminaarin teeman valinta
  • seminaaripäivän valinta
  • keynote-puhujan/puhujien etsimisen voi aloittaa

Maalis-huhtikuu

  • esitelmäkutsun (CFP:n) teko, lähettäminen ja sen mainostaminen, esitelmähaku alkaa
  • alustavien tietojen päivittäminen nettisivuille
  • seminaaritilan varaaminen (tekniset valmiudet otettava huomioon)
  • alustavan budjetin teko (tätä pitää päivittää aina tarpeen mukaan)

Touko-heinäkuu

  • ensimmäinen hakukierros päättyy
  • tyypillisesti hakuaikaa pidennetään vielä kuukaudella tai parilla, tarpeen mukaan

Elokuu

  • esitelmähaku päättyy (viimeistään tällöin)
  • puhujien valinta hakijoiden joukosta (keynotekin pitäisi olla jo selvillä)
  • yhteydenotto puhujiin ja käytännön asioiden selvittäminen heidän kanssaan (ohjelma, matkakulut, powerpointit, Kulon toiveet esitelmätavasta, yms.)
  • seminaarin puheenjohtajan valinta (jos ei olla jo valittu, kuka siis juontaa seminaarin, alustaa keskustelua puheiden lopussa ja lausuu alkusanat)
  • Facebookin seminaarieventin luominen
  • ohjelman kokoaminen ja julkistaminen
  • seminaarin mainostuksen aloittaminen jäsenjärjestöjen keskuudessa
  • iltajuhlan suunnittelu ja mahdollisen erillistilan varaaminen
  • tietojen päivittäminen nettisivuille

Syyskuu

  • mahdollisen ilmoittautumisen avaaminen (suositellaan, Facebook-eventin osallistujamäärät eivät vastaa esimerkiksi ilmoittautumislomakkeen täyttöä, Facebookin varassa ihmiset jättävät suurissa määrin tulematta eikä käsitystä todellisesta osallistujamäärästä ole)
  • seminaarijulisteen suunnittelu ja levitys
  • mainostusta laajennetaan (esimerkiksi muille aiheesta mahdollisesti kiinnostuneille ainejärjestöille), toinen mainostuskierros myös jäsenjärjestöille
  • seminaarin käytännön asioiden suunnittelu (seminaarikansiot? mitä seminaarimateriaaleja jaetaan? kahvitus? ainejärjestön myyntipöytä? arpajaiset?)
  • seminaarin teknisen puolen suunnittelu (videoidaanko seminaari streamina nettiin? äänitetäänkö puheet? toimiihan tilan tekniikka videoita, ääntä ja powerpointteja ajatellen?)
  • seminaarivieraiden (eli käytännössä ulkopaikkakuntalaisten kulolaisten) majoituksen suunnittelu ja järjestely

Lokakuu

  • viimeiset mainokset sähköpostilistoille ja Facebookiin 1) kahta viikkoa ennen 2) neljää-viittä päivää ennen itse tapahtumaa
  • ilmoittautumisen sulkeminen muutama päivä ennen tapahtumaa
  • seminaarissa jaettavien materiaalien teko ja tulostus
  • mahdollisten seminaarikansioiden kokoaminen (sisältönä esim. kirjoituspaperia, sponsorikynä, alueen kartta, ruokalistat, abstraktivihkonen, seminaarin ohjelma, sponsorien mainoksia)
  • käytännön asioiden viimeistely ja hoito (tekniikka, kahvitusasiat, onhan puhujat kaikki tulossa, iik, ääk!)

Seminaarissa

  • enjoy, se on tehty! Sitten eiku iltajuhliin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *