Kulon sääntöjen mukaan sen hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja vähintään kaksi muuta jäsentä. Hallituksen maksimikoko on 10 henkilöä, puheenjohtaja mukaan luettuna. Jokaisesta jäsenjärjestöstä voi hallitukseen kuulua enimmillään kaksi henkilöä (mutta toimihenkilöiden määrää ei olla rajattu). Hallitukseen on pakko sisällyttää ainakin puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja pääsihteeri, kun taas taloudenhoitajan, sisäasiainsihteerin, ulkoasiainsihteerin ja muut toimihenkilöt hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuoleltaan. Alla kuitenkin ehdotus rooleista, jotka olisi hyvä sisällyttää hallitukseen, muut voidaan jakaa toiveiden ja mahdollisuuksien mukaan joko hallituksen jäsenille tai sen ulkopuolisille toimihenkilöille. Pakollisia, joka vuosi valittavia rooleja, ovat sääntöjen mukaan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, pääsihteeri, taloudenhoitaja, sisäasiainsihteeri ja ulkoasiainsihteeri.
Sisällys
- Hallituksen sisäiset roolit
- Muut (joko hallituksessa tai sen ulkopuolisina toimihenkilöinä)
- Muita Kulon toimintaan liittyviä tehtävärooleja
- Blogin päätoimittamisen ohjeet
Hallituksen sisäiset roolit:
Puheenjohtaja
Puheenjohtaja toimii Kulon pääedustajana ja organisoi hallituksen toimintaa. Hän valmistelee esityslistat ja kutsuu koolle hallituksen kokoukset, jotka perinteisesti on järjestetty Skypen välityksellä. Puheenjohtaja johtaa puhetta hallituksen kokouksissa ja pitää huolta hyvistä menettelytavoista yhdistyksen toiminnassa. Hän ja varapuheenjohtaja huolehtivat yleisten suuntaviivojen vetämisestä yhdistyksen toiminnassa. He huolehtivat myös, että Kulon toiminta on järkevää ja kestävää yhdistyksen tulevaisuutta ajatellen. Puheenjohtaja seuraa vuoden toimintasuunnitelmaa ja talousarviota sekä valmistelee kauden lopussa toimintakertomuksen yhteistyössä muun hallituksen kanssa. Nimenkirjoitusoikeus.
Varapuheenjohtaja
Auttaa ja avustaa puheenjohtajaa tilanteen vaatiman tarpeen mukaisesti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi kokouksien vetämistä jos puheenjohtaja on estynyt. Varapuheenjohtaja huolehtii yhdessä puheenjohtajan kanssa yleisten suuntaviivojen vetämisestä yhdistyksen toiminnassa. He huolehtivat myös, että Kulon toiminta on järkevää ja kestävää yhdistyksen tulevaisuutta ajatellen. Muuten varapuheenjohtaja avustaa muita heidän tehtävissään ja toimii ns. “joka paikan höylänä”. Nimenkirjoitusoikeus.
Pääsihteeri
Vastaa sihteerin tehtävistä hallituksessa. Pääsihteeri laatii hallituksen kokouksien pöytäkirjat sekä kirjoittaa ne puhtaaksi. Pöytäkirjojen hyväksymisen jälkeen hän huolehtii pöytäkirjojen asianmukaisesta arkistoinnista ja ylläpitää Kulon arkistoa, joka käytännössä on siis yhdistyksen sähköinen arkisto Dropboxissa. Nimenkirjoitusoikeus.
Taloudenhoitaja
Seuraa yhdistyksen talousarviota koko toimikauden ajan. Hoitaa yhdistyksen kirjanpidon, tilinhoidon, laskujen maksamisen ja laskuttamisen (esim. jäsenmaksut hoidetaan tekemällä jäsenjärjestöille laskut). Taloudenhoitaja laatii seuraavan kauden talousarvion (hyväksytään syyskokouksessa) sekä tilinpäätökseen liittyvät dokumentit kauden päätteeksi (hyväksytään kevätkokouksessa). Taloudenhoitaja huolehtii myös yhdistyksen talouteen liittyvien asiakirjojen arkistoinnista. Taloudenhoitaja avustaa aktiivisesti varainhankintavastaavaa. Nimenkirjoitusoikeus.
Muut (joko hallituksessa tai sen ulkopuolisina toimihenkilöinä):
Tiedottaja
Suunnittelee ja toteuttaa yhdistyksen pääasiallisen tiedotuksen. Tiedottaja lähettää viestit ainakin Kulon jäsenjärjestöjen sähköpostilistoille ja Facebook-ryhmiin sekä päivittää aktiivisesti Kulon Facebook-sivua. Tiedottaja ja webmaster sopivat kumpi toimii sen kauden blogivastaavana. Blogista lisätietoja sivun alalaidassa.
Sisäasiainsihteeri
Suunnittelee ja toteuttaa Kulon kauden jäsen- ja kannatusjäsenrekrytointia yhteistyössä muun hallituksen kanssa. Seminaarivastaava avustaa Kulon sisäisten toimintojen hoitamisessa. Hän voi esimerkiksi auttaa seminaarivastaavaa tai varainhankintavastaavaa näiden tehtävissä.
Ulkoasiainsihteeri
Suunnittelee Kulon kauden toimintaa eri yhteistyötahojen ja -kumppaneiden (muiden kuin ammattiliittojen) kanssa. Avustaa Kulon sisäisten toimintojen ulkopuolelle jäävissä jutuissa. Ulkoasiainsihteeri voi esimerkiksi auttaa ammattiliitto-, kv- tai ekskursiovastaavia heidän tehtävissään.
Seminaarivastaava
Kokoaa toimikauden seminaarityöryhmän ja on mukana seminaarin järjestelyissä. On suositeltavaa, että seminaarivastaava asuisi sen vuoden seminaaripaikkakunnalla ja tuntisi paikallisten jäsenjärjestöjen jäsenistöä.
Varainhankintavastaava
Suunnittelee ja toteuttaa Kulon varainhankintaa. Varainhankintavastaava etsii myös uusia mahdollisia tapoja hankkia tuloja Kulolle.
Ammattiliittovastaava
Hoitaa yhteydenpidon Kulon yhteistyökumppaneina olevien ammattiliittojen kanssa. Ammattiliittovastaava myös organisoi liittojen kanssa toteutettavaa yhteistyötä.
Kansainvälisyysvastaava
Hoitaa kauden yhteydenpidon Nefa-Tarton kanssa ja suunnittelee heidän kanssaan toteutettavaa yhteistyötä.
Ekskursiovastaava
Suunnittelee ja organisoi kauden retkiä ja ekskursioita, erityisesti ulkomaanekskursiota.
Webmaster
Hoitaa Kulon sähköpostilistojen ylläpidon ja päivittää yhdistyksen nettisivuja. Webmaster ja tiedottaja sopivat kumpi toimii sen kauden blogivastaavana. Blogista lisätietoja sivun alalaidassa.
Muita Kulon toimintaan liittyviä tehtävärooleja:
Toiminnantarkastaja
Kulolle valitaan toiminnantarkastaja aina edeltävän kauden syyskokouksessa (missä uusi hallituskin valitaan). Toiminnantarkastajia voidaan valita yksi tai kaksi (tosin käytännöllisyyden takia helpompi on valita vain yksi) ja näille varahenkilöt. Toiminnantarkastus suoritetaan tarkastettavan toimikauden jälkeen alkuvuodesta. Toiminnantarkastajan työ alkaa siis lähes 1,5 vuotta valinnan jälkeen, joten tämä kannattaa ottaa huomioon valintaa tehdessä. Toiminnantarkastaja voi olla kuka tahansa täysi-ikäinen Kulon jäsenjärjestöjen jäsen tai yhdistyksen ulkopuolinen henkilö, mutta hän ei saa olla osallisena tarkastuksen kohteena olevan toiminnan käsittelyssä tai toteutuksessa (eikä saisi olla kauden hallituslaisten tai toimihenkilöiden puoliso tai lähisukulainen). Toiminnantarkastuksen materiaalit on toimitettava tarkastajalle viimeistään kuukausi ennen kevätkokouksen järjestämistä. Toiminnantarkastuksen ohjeita ja vinkkejä voit lukea esimerkiksi tästä: Toiminnantarkastusopas_JYY_koulutus
Blogin päätoimittamisen ohjeet:
Toimikauden alussa hallitus päättää kuka hoitaa Kulon nettisivujen “Kulttuurintutkimuksellisen blogin” päätoimittamisen. Tyypillisesti asian hoitaa webmaster tai tiedottaja, mutta siihen voi ryhtyä myös joku muu aiheesta kiinnostunut.
Blogin tarkoituksena on julkaista Kulon sivuilla mielenkiintoista uutta sisältöä tasaisin väliajoin, jotta sivujen käyttöaste nousee ja yhdistyksen tunnettavuus kasvaa. Artikkeleja kirjoittavat Kulon jäsenjärjestöt, Kulon hallituksen aktiivit sekä mahdolliset muut Kuloon tai kulttuurintutkimukseen liittyvät tahot. Artikkelit voivat käsitellä mitä tahansa kulttuuriin, kulttuurintutkimukseen tai opiskelijaelämään liittyvää aihetta. Tekstin tyyli on vapaa.
Kauden alussa (oletettavasti tammikuussa) blogin päätoimittamisesta huolehtiva henkilö ottaa yhteyttä jäsenjärjestöjen edustajiin ja pyytää näitä etsimään joukostaan ainakin yhden kirjoittajan blogin kirjoittajarinkiin. Jos tiettyyn deadlineen mennessä jäsenjärjestön hallitus ei puskaradion kautta löydä ketään, voi tämä tai Kulon blogivastaava toteuttaa julkisen kirjoittajahaun sopivan henkilön löytämiseksi. Kirjoittajaringin tulisi olla koossa hyvissä ajoin toimikauden alussa, esimerkiksi helmikuussa. Ringin jäsenistä jokainen kirjoittaa ainakin yhden artikkelin blogiin kauden aikana. Kirjoitusvuoroja on jaossa 11-12, riippuen innokkaiden kirjoittajien määrästä. Jos innokkaita on enemmän, voidaan kirjoitusvuoroja lisätä ja julkaisutiheyttä kasvattaa. Pääsääntöisesti blogissa julkaistaan kuitenkin yksi teksti kuukaudessa. Esimerkiksi Kulon kauden puheenjohtaja voi kirjoittaa blogin ensimmäisen tekstin tammi- tai helmikuussa, jolloin muiden vuorojen jaossa ei ole niin kiirettä.
Blogivastaava voi halutessaan pohtia yhdessä kirjoittajaringin kanssa tulevien tekstien sisältöjä ja aiheita ja pitää ns. “aivoriiheä” sähköpostitse. Aiheiden pohtiminen yhdessä voi olla hyvinkin hedelmällistä ja tuoda esiin uudenlaisia näkökulmia. Blogivastaavan tehtävä on myös tarvittaessa muistuttaa kirjoittajia näiden tekstien deadlineista ja tarkastaa tekstit ennen niiden lisäämistä blogiin. Julkaisuvaiheessa blogivastaava myös muotoilee tekstin blogiin sopivaksi.