0

Kulo ry:n V vuosittainen seminaari: Kulttuuriset rajat // rajattomat kulttuurit – Järjestäjän näkökulma

Työpajoissa availtiin gradun solmukohtia. (c) Kalevi Koslonen.

Työpajoissa availtiin gradun solmukohtia. (c) Kalevi Koslonen.

Kulon viides vuosittainen seminaari järjestettiin tänä vuonna Joensuussa. Seminaarin järjestämisestä Joensuussa oli sovittu jo kauan ennen kuin minä edes tiesin koko Kulosta. Nefa-Joensuun puheenjohtajana vuonna 2014 yhteys Kuloon muodostui ensimmäisen kerran ja puheenjohtajana tunsin velvollisuutta kunnollisen yhteyden säilyttämiseen. Päädyinkin lopulta Kulon toimintaan vuonna 2015 toimihenkilönä, nimikkeellä seminaarivastaava. Enpä oikein osannut ajatella, millaisen pestin olin kontolleni ottanut. Tämä katsaus on erityisesti avuksi seuraavalle seminaarivastaavalle, mutta hyödyllinen esimerkki kaikille, jotka joskus ovat järjestämässä tapahtumaa.

Suunnittelu

Työpajoissa oli reippaasti osallistujia. (c) Kalevi Koslonen

Työpajoissa oli reippaasti osallistujia. (c) Kalevi Koslonen

Uuden hallituskauden käynnistymisen myötä myös seminaarin järjestäminen alkoi. Minulle alkoi valjeta, että kyseessä on yksi Kulon merkittävimmistä vuosittaisista tapahtumista, mikä tarkoitti painetta järjestelyissä onnistumiseen. Päätin kuitenkin tarttua haasteeseen ja tyytyä vain parhaaseen lopputulokseen.

Käytännössä suunnittelu lähti käyntiin työryhmän kokoamisella. Uhkailun, lahjonnan ja kiristyksen avulla työryhmä saatiin kasaan ja alustavia vastuutehtäviä jaettiin ryhmäläisille. Tässä vaiheessa on jo pakko paljastaa, että työryhmä oli loistava! Kaikki hoitivat tunnollisesti omat tehtävänsä ja olivat aktiivisia. Yksin seminaaria ei pysty järjestämään hyvin, joten kannustan tulevia seminaarivastaavia panostamaan luotettavan työryhmän kokoamiseen. Seminaarin ajankohta kannattaa myös päättää hyvissä ajoin, sillä se vaikuttaa esimerkiksi puhujien hankintaan, salivarauksiin, markkinointiin ja oikeastaan kaikkeen aikatauluttamiseen. Me päätimme sijoittaa seminaarin lokakuun puoleen väliin, jolloin ei olisi yleisiä tenttejä tai muita isoja tapahtumia.

Odottavaa tunnelmaa info-tiskillä. (c) Kalevi Koslonen

Odottavaa tunnelmaa info-tiskillä. (c) Kalevi Koslonen

Työryhmän kokoamisen lisäksi otin heti alkuvaiheessa yhteyttä Itä-Suomen yliopiston henkilökuntaan, joka lähti innolla järjestelyihin mukaan. Opettajilta tulikin ehdotus, että seminaari yhteydessä järjestetään työpaja nykyisille ja tuleville graduntekijöille. Työpajojen lisääminen seminaarin ohjelmaan lisäsi myös yhden lisäpäivän seminaarihulinaan. Tulossa olisi kaksipäiväinen seminaari, jonka päälle vielä juhlittaisiin Nefa-Joensuun 25-v. synttäreitä. Työpajat liitettiin osaksi yhtä syventävien opintojen opintojaksoa, mikä käytännössä tarkoitti, että osalle opiskelijoista osallistuminen olisi pakollista. Tämä tarkoitti, että osallistujia tulisi varmasti, mikä taas oli helpottavaa markkinoinnin kannalta. Samalla saimme kätevästi myös apua esimerkiksi tilojen varaamiseen ja tulostamiseen sekä kopiointiin.

Professori Pertti Anttonen ja seminaarin puheenjohtaja Anni Hurme. (c) Kalevi Koslonen

Professori Pertti Anttonen ja seminaarin puheenjohtaja Anni Hurme. (c) Kalevi Koslonen

Suunnittelun alkuvaiheessa seminaarille piti keksiä teema ja nimi. Kulon hallituksen toimesta teemaksi ehdotettiin rajoja (olisiko ollut puheenjohtaja Saaren idea?). Rajat hyväksyttiin, sillä teema sopi myös Itä-Suomen yliopiston strategisiin painopisteisiin. Työryhmän ja hallituksen pikaisen brainstormailun myötä seminaarille valittiin nimeksi ”Kulttuuriset rajat // Rajattomat kulttuurit”. Viimeistään teeman valinnan myötä tehtiin myös lopullinen päätös siitä, että kaikki puhujat pyritään saamaan Itä-Suomen yliopistolta. Tämä päätös syntyi sekä halusta saada seminaarista Itä-Suomen yliopiston näköinen että pyrkimyksestä pärjätä mahdollisimman pienellä budjetilla (säästää siis puhujien matkakuluista). Päätimme samalla myös hylätä virallisen ”call for papers”:n ja mennä rohkeasti kysymään suoraan potentiaalisilta puhujilta. Työryhmämme puhujayhteyshenkilö lähti innokkaasti tehtävää suorittamaan.

Kuuntelevia korvia oli paikalla paljon - kiitos osallistujille. (c) Kalevi Koslonen.

Kuuntelevia korvia oli paikalla paljon – kiitos osallistujille. (c) Kalevi Koslonen.

Keväällä seminaarin järjestelyt käynnistyivät tehokkaasti ja saimme varmistettua muutaman puhujan. Päätimme, että puhujien määrä pidetään melko pienenä, jolloin kaikki pitävät pidemmän esitelmän. Puhujien lisäksi ohjelmaan sisällytettiin Jari Kupiaisen (FT) antropologinen elokuva Kastom Twelve. Keväällä ehdittiin myös julkaista seminaarin ennakkotiedote. Myös salien varaukset hoidettiin kuntoon jo keväällä. Keväällä hain seminaarille myös ISYY:ltä hankeavustusta, jota myönnettiin 150€. Tämän lisäksi TAKU ry sponsoroi tuttuun tapaan seminaaria 100 eurolla. Ahkeroinnin jälkeen seminaarin järjestelyt jäivät muutamaksi kuukaudeksi kesätauolle.

Toteutus

(c) Juulia Hakunti

(c) Juulia Hakunti

Kesäloman lähestyessä loppuaan herättelin työryhmäläisiä suuntamaan huomion jälleen seminaarin järjestelyihin. Elokuussa käytiin läpi erilaisia tehtävälistoja siitä, mitä ennen seminaaria tulee vielä tehdä. Tärkeimpänä tehtävänä oli saada loputkin puhujat sovittua, jotta seminaarin lopullinen ohjelma voitaisiin julkaista ja markkinointi potkaista täysillä käyntiin. Seminaarille suunniteltiin juliste, joka toimi pohjana kaikille tuleville seminaariin liittyville julkaisuille.

Puhujien varmistuttua ja lopullisen ohjelman valmistuttua seminaari olikin jo ihan nurkan takana. Koko syyskuu ja varsinkin lokakuun kaksi ensimmäistä viikkoa kuluivat hyvin kiireisissä merkeissä. Käytännön järjestelyihin liittyi muun muassa ilmoittautumisen avaaminen, abstraktivihkojen tekeminen sekä työpajoihin että seminaariin, kahvituksen järjestäminen, seminaarikansioiden tekeminen, majoituksen järjestäminen ulkopaikkakuntalaisille ja puhujien tiedottaminen. Ja tästä listasta varmasti puuttui ainakin puolet kaikesta tehtävästä. Itselleni lankesi vielä seminaarin puheenjohtajana toimiminen, mikä jännitti enemmän kuin muut järjestelyt yhteensä.

Fulbright-tutkija William Doyle toivoi suomalaisen maalaisjärjen leviävän tulevaisuudessa myös Yhdysvaltojen kouluihin. (c) Juulia Hakunti

Fulbright-tutkija William Doyle toivoi suomalaisen maalaisjärjen leviävän tulevaisuudessa myös Yhdysvaltojen kouluihin. (c) Juulia Hakunti

Lopulta kaikki kova työ palkittiin. Seminaarin ilmoittautui ja paikalle saapui yli 50 ihmistä kuudesta eri yliopistosta. Työpajoihin osallistui yhteensä yli 60 opiskelijaa. Puheenvuorot olivat mielenkiintoisia ja onnistuneita. Olen erityisen iloinen, että puheenvuoroista syntyi myös keskustelua ja yleisö oli aktiivinen. Pieniltä teknisiltä ongelmilta ei vältytty, mutta kaiken kaikkiaan päivä sujui erittäin hyvin ja kaiken kruunasi seminaarin päättänyt kuohuviinitarjoilu!

Mitä sitten?

Pakko myöntää, että seminaarin päätyttyä ja Nefan vuosijuhlista toivuttua olo oli melkeinpä tyhjä. Onneksi kuitenkin seminaarin jälkeenkin oli vielä tehtävää. Seminaariraportin tekeminen ja kuittien toimittaminen hankeavustuksen maksamista varten helpotti seminaarin jättämää tyhjää aukkoa. Ja ainiin, olihan minulla vissiin jotain kurssejakin meneillään. Vielä en ole saanut aikaiseksi hakea opintopisteitä seminaarin järjestämisestä. Sen aika on sitten ensi vuonna.

FT Olga Davydova-Minguet puhui muistin politiikoista ylirajaisessa tilassa, keskittyen kansallispäivien juhlintaan Sortavalassa ja Joensuussa. (c) Kalevi Koslonen

FT Olga Davydova-Minguet puhui muistin politiikoista ylirajaisessa tilassa, keskittyen kansallispäivien juhlintaan Sortavalassa ja Joensuussa. (c) Kalevi Koslonen

Seminaarin järjestäminen aiheutti monenlaisia tunteita, mutta päällimmäisenä kuitenkin ilo ja innostus ovat jääneet mieleen. Seminaari oli mahtava tilaisuus kartuttaa työkokemusta ja ottaa mittaa itsestään. Suunnittelu ja järjestelmällinen eteneminen olivat oman onnistumiseni taustalla – mahtavaa työryhmää unohtamatta! Tuleville seminaarivastaaville vinkiksi annan kommunikointiin panostamisen. Kun pitää keskusteluyhteyttä yllä, on perillä siitä, mitkä hommat etenevät ja mitkä eivät. Tämän kilometrin pituisen katsauksen haluan päättää (vielä kerran) kiitoksiin.

Kiitos osallistujille!

Puhujille: Pertti Anttonen, kulttuurintutkimuksen professori, Olga Davydova-Minguet, yliopistontutkijat, William Doyle, Fulbright tutkija, Jari Kupianen, FT.

Työryhmälle: Katja Hätinen (työpajat), Juho Papinniemi (tiedotus), Dalva Lamminmäki (puhujayhteyshenkilö), Riikka Brofelt (visuaalinen ilme), Jesse Räsänen (seminaaripäivän käytännönjärjestelyt), Laura Ollila (seminaaripäivän käytännönjärjestelyt).

Kulon hallituksesta: Juulia Hakunti (mentori ja suunnannäyttäjä), Joona Saari (henkinen tuki), Emilia Laitinen (henkinen tuki ja talous).

Itä-Suomen yliopiston henkilökunta, majoittajat, vuosijuhlien järjestäjät ja ihan kaikki, jotka antoivat panoksensa seminaarin järjestämiseen.

Teksti: Anni Hurme
Kulo ry:n seminaarivastaava vm. 2015

 


Lisää seminaarivalokuvia löydät Kulon valokuvagalleriasta.

admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *